Vergaderingen met prospecten of klanten gaan altijd gepaard met een bepaald onderwerp. Elk onderwerp kan worden gekoppeld aan een bepaalde dienst, expertise of product die uw bedrijf aanbiedt.

Voor een bepaald onderwerp kan er een bepaalde vaardigheid vereist zijn van een werknemer. Tevens is de geplande tijd afhankelijk van het onderwerp. Om uw onderwerpen te beheren op een eenvoudige en overzichtelijke manier, kunt u deze groeperen in categorieën 

• Het toevoegen van categorieën en onderwerpen
• Afspraak-onderwerpen toewijzen aan gebruikers
• ​​Specifieke vragen stellen aan de klant tijdens het afsprakenproces
• Het verwijderen van een  onderwerp
• Wat gebeurt er als ik een categorie verwijder?

Het toevoegen van categorieën en onderwerpen

Onderwerpen en categorieën kunnen eenvoudig worden toegevoegd.
Voor u onderwerpen aanmaakt, heeft u echter categorieën nodig waar de onderwerpen toe behoren.

Hoe een categorie toevoegen:

1. Ga naar Beheer organisatie > Onderwerpen
2. Klik in de rechter bovenhoek op 'Categorie toevoegen'
3. Geef de nieuwe categorie een naam
4. Met elke nieuwe categorie kunt u ook kiezen om een kleur-tag toe te voegen voor de desbetreffende categorie.
5. Sla uw wijziging op om de categorie aan te maken.

Hoe een onderwerp toevoegen:

1. Ga naar beheer organisatie > Onderwerpen
2. Klik op de '+' knop in de linkerbovenhoek en 'Voeg een nieuw onderwerp toe'
3. Vul de gevraagde gegevens in
4. Klik nu op 'Opslaan' of 'Blijven creëren' om het onderwerp aan te maken.

Automatisch aanvaarden
Afspraken over dit onderwerp zullen worden aanvaard zonder tussenkomst van de werknemer.

Op de verkorte lijst (shortlist)
Het onderwerp zal te zien zijn door de klant wanneer deze nog geen onderwerp geselecteerd heeft.

Duur 
In dit veld kunt u de verwachte duur instellen voor een afspraak.

Uitkomsten

Deze worden in een aparte instructie omschreven

Externe ID
Optioneel

Beschrijving
In dit tekstvak kunt u een korte omschrijving van het onderwerp ingeven.
Deze beschrijving wordt gezien door de klant wanneer hij/zij een afspraak wil maken met betrekking tot het specifieke onderwerp.
Instructies

U kan per onderwerp instructies meegeven voor de klant. Deze instructies verschijnen mee in de communicatie naar de klant toe. 

U kan de velden Beschrijving en Instructies opmaken met de Markdown ( klik hier voor een handleiding)

Oplaan of Blijven creëren
Indien u meerdere onderwerpen wilt toevoegen na elkaar, drukt u op de 'blijven creëren' knop. Dit zal uw huidige onderwerp opslaan, terwijl u een nieuw scherm krijgt voor het ingeven van een volgend onderwerp.

Afspraak onderwerpen toewijzen aan gebruikers

Iedere werknemer heeft zijn eigen expertises (onderwerpen) waar hij/zij verantwoordelijk voor is. Koppelen van één of meer expertises met een werknemer kan eenvoudig worden gedaan.
Voor meer informatie over het toewijzen van onderwerpen, klik hier.

Specifieke vragen stellen aan de klant tijdens het afsprakenproces

Voor elke afspraak kunnen specifieke vragen worden gesteld aan de klant. Deze vragen helpen u om een beter idee te krijgen omtrent de behoefte van de klant. Zo kunt u de afspraak beter voorbereiden en optimaliseren nog voor de afspraak plaatsvindt. 
U kunt de vragen die worden gesteld tijdens het afsprakensproces volledig opstellen en aanpassen met behulp van de dynamische FormBuilder. Voor meer informatie over de FormBuilder, klik hier.

Het verwijderen van een onderwerp

Onderwerpen kunnen afzonderlijk in categorieën worden verwijderd.
Wees bewust van het feit dat een onderwerp gekoppeld kan zijn aan personen, (geplande en afgelopen) afspraken en dat het verwijderen van een onderwerp deze data verwijdert.
Zorg er dus voor dat u exact weet welke onderwerpen u wilt verwijderen!

Hoe een onderwerp verwijderen:

1. Ga naar Bedrijf > Onderwerpen
2. Klik met de rechtermuisknop op het onderwerp
3. Selecteer 'Onderwerp verwijderen'
4. Bevestig dat u het onderwerp wilt verwijderen uit de lijst

Wat gebeurt er als ik een categorie verwijder?

Het verwijderen van een categorie kan heel eenvoudig worden gedaan. Maar let op: elke categorie bevat een aantal onderwerpen. Deze onderwerpen zijn toegewezen aan werknemers en afspraken. Als u een categorie verwijdert, dan verwijdert u tevens de inhoud van deze categorie. Hou hier zeker rekening mee! 

Hoe een categorie verwijderen:

1. Ga naar Bedrijf > Onderwerpen
2. Klik op de knop 'x' rechts naast een categorie om het te verwijderen
3. Kies of u de onderwerpen wilt verwijderen of verplaatsen naar een andere categorie.