Wanneer een collega afwezig is voorzien of onvoorzien, kunt u dit gemakkelijk in Skedify aanpassen.

Mijn teamlid is afwezig : voorzien

Wanneer een teamlid afwezig is kan hij ervoor zorgen dat er geen beschikbare plaatsen worden aangeboden aan uw klanten. Er zijn 2 eenvoudige manieren om dit te doen:

 - Wanneer er geen synchronisatie is tussen uw externe kalender (bv. 0365) kan de collega een uitzondering op de beschikbaarheid toevoegen

 - Wanneer er een synchronisatie bestaat tussen de externe kalender en Skedify, en uw collega heeft zijn afwezigheid aangegeven in de externe kalender, hoeft er niets te worden gedaan aangezien Skedify rekening zal houden met de plaatsen die niet als "vrij" zijn gemarkeerd.

Mijn teamlid is afwezig: onvoorzien

Wanneer een teamlid onvoorzien afwezig is, zijn er een aantal zaken waar je op moet letten.

Bestaande vergaderingen met klanten moeten nog worden afgehandeld. 

Wanneer er een ander teamlid beschikbaar is, kunt u de vergadering toewijzen aan een ander teamlid.  

ga naar mijn team > afspraken > bekijk afspraken > toewijzen

Uw klant zal worden gewaarschuwd dat iemand de vergadering heeft overgenomen.

Als er geen ander teamlid beschikbaar is om de afspraak over te nemen, kunt u uw klant eenvoudig verzoeken een ander tijdstip te kiezen.

ga naar mijn team > afspraken > bekijk afspraken > Herplannen

Wat te doen met de rest van de afwezigheid? 

Als alle afspraken opnieuw zijn toegewezen of gepland, moet u ervoor zorgen dat er geen nieuwe afspraken worden gepland voor uw collega tijdens zijn/haar afwezigheid.

Ook hier zijn er verschillende manieren om dit te doen:

- Geef een afwezigheid aan in de externe kalender

- Voeg uitzonderingen toe in de beschikbaarheid

- Deactiveer de beschikbaarheid voor uw collega tot nader order. Dit is alleen aan te raden voor langere periodes van afwezigheid.